Ответственное хранение документов

Ответственное хранение документов немного отличается от хранения грузов. В этой статье ниже мы расскажем конкретные отличия. В нашей опытной компании ЯрТранс также существует услуга ответственного хранения не только грузов, но и важных документов коммерческих или же государственных организаций. Такая услуга, как передача документов на ответственное хранение, сможет произвести оптимизацию работы вашей компании в следующем:

• Сокращение затрат на хранение и обслуживание любого вида документов;
• Снижение поиска документации на сотрудников вашей компании будь то бухгалтерия, кадровые сотрудники или же секретариат;
• Такая услуга также поможет вам в оптимизации пространства в офисе. Вы освободитесь от ненужных бумаг, огромных папок и громоздких стеллажей с документами;
• Снижение риска утечки важной конфиденциальной информации, а также снижение риска порчи и утраты документов или же нанесения умышленного вреда от недобросовестных сотрудников;
• Также вы получаете возможность обеспечения налаженного процесса систематизации учета и хранения.

Почему именно внеофисное хранение важной документации в компании ЯрТранс

Во-первых, это безопасно. Наше архивохранилище оснащено самой современной системой безопасности и пожаротушения. Наша компания прошла внешний аудит по соответствию условий хранения по международным стандартам в банковской отрасли. Все документы отдаются на хранение в обезличенные коробки, которые имеют маркировку и штрих-код. А это значит, что на первый взгляд совершенно невозможно понять принадлежность короба к той или иной компании. Содержимое короба также остается совершенно невидимым.

Во-вторых, существует определённый бланк так называемый «Бланк разрешенного доступа», где указан определённый список лиц, которые имеют право на доступ к содержимому в коробе. Такой бланк утверждается самим заказчиком.

Согласно применённому регламенту в компании, для оказания таких услуг возможно хранить и обеспечивать безопасность, а также строгую конфиденциальность документов на всех этапах работы. Также мы принимаем на хранение все виды документов с грифом «для служебного пользования» или те, что содержат медицинскую, банковскую, нотариальную тайну, а также, персональные данные. Вся деятельность компании ЯрТранс целиком и полностью застрахована.

Краткие преимущества перед компаниями- конкурентами

Удобно в первую очередь для вас. Мы можем произвести доставку необходимых документов прямо в офис в любой указанный вами день. Также мы предоставляем скан-копии документов и высылаем их на почту в течение часа или тридцати минут. Предоставляем возможность работы с документами на территории места их хранения, также возможно использовать специализированную, так называемую аудит-комнату, которая оснащена всей необходимой оргтехникой, офисной мебелью, а также интернетом и телефонной связью.

Экономично и эффективно. В подобных архивохранилищах используется специализированное оборудование. Именно оно позволяет обеспечивать необходимую оптимальную расстановку коробов, а также максимальную загруженность хранилища, и, как следствие, и минимальную стоимость хранения за один короб. Ещё одним важным плюсом можно поистине считать то, что отсутствуют штрафы при безвозвратном изъятии документов или же досрочном расторжении договора.

Компания ЯрТранс охотно принимает на хранение документы любого вида и формата, а также самостоятельно выполняет весь необходимый комплекс работ в подготовке документов к хранению. Сюда входит: систематизация, составление описания, маркирование штрих-кодом, в случае необходимости дополнительно упаковать короб, а также осуществление транспортировки непосредственно в хранилище. Что касаемо стоимости такой услуги как ответственное хранение документов, она всегда рассчитывалась и рассчитывается в индивидуальном порядке. Ведь это всё напрямую зависит от объема, качества, состояния документов, и многого другого. Для того, чтобы узнать стоимость услуги конкретно для вас, для этого необходимо на сайте нашей компании заполнить электронную форму, где вы оставляете информацию о документации, оставляете ваш электронный адрес и телефон. Затем наш менеджер вышлет вам запрашиваемый расчет на почту или в любое другое удобное место для вас.